Vervoer boeken voor gasten: een gids voor reisbureaus, hotels en managementassistenten

Boeker en passagier: wie ontvangt wat

Door de twee rollen te scheiden blijft de communicatie overzichtelijk. U houdt de boeking en de administratie in handen, en uw gast hoort alleen van degene die er op de dag zelf toe doet: de chauffeur.

• De chauffeur wacht met een naambord met de naam van uw gast
• Op de dag zelf neemt de chauffeur contact op met de passagier, niet met u
• U ontvangt de boekingsbevestiging en de factuur
• De passagier kan vóór de rit ook de gegevens van de chauffeur ontvangen: vink dat aan bij het boeken

Bedrijfsgegevens op de bevestiging en de factuur

Bij “Boekt u voor een bedrijf?” in het boekingsformulier vult u uw bedrijfsnaam, btw-nummer en een PO-nummer, kostenplaats of gastreferentie in. Die staan op de bevestiging en op de factuur, zodat de rit zonder extra mailtje bij de juiste reis, klant of begroting terechtkomt.

Een hotel gebruikt het referentieveld bijvoorbeeld voor het reserveringsnummer, een reisbureau voor het eigen dossiernummer, en een managementassistent voor de kostenplaats van de afdeling die betaalt.

Zakelijke accounts en factuur achteraf

Boekt u regelmatig voor gasten of collega’s? Vraag een zakelijk account aan met uw bedrijfsnaam, btw-nummer, de contactpersoon voor boekingen en ongeveer hoeveel ritten u verwacht. Ons team reageert, meestal binnen één werkdag.

Ritten betaalt u online bij het boeken; voor goedgekeurde zakelijke accounts is factuur achteraf op aanvraag mogelijk. Online betaalt u met iDEAL, Bancontact, Apple Pay of creditcard, voor elke methode dezelfde prijs.

Wij staan open voor een partnerafspraak met vaste boekers. Vertel ons over uw verwachte volume en wij bespreken het graag.

Zie ook: Zakelijk account aanvragen · Reisbureaus, hotels & zakelijk

Vluchtnummers en wachttijd

Geef bij ophalen op een luchthaven altijd het vluchtnummer door. De chauffeur volgt de vlucht en plant het ophalen op de werkelijke landingstijd; vertraging kost u dus geen wachttijd.

Gratis wachttijd: 60 minuten op Schiphol en andere luchthavens en 45 minuten op Rotterdam The Hague Airport, gerekend vanaf de werkelijke landingstijd (het eerste uur parkeren is inbegrepen), en 15 minuten bij andere ophaaladressen. Extra wachttijd kost €60 per uur, per begonnen 15 minuten (€15).

Op Schiphol is de Meet & Greet bij het officiële Schiphol Meeting Point, tenzij u iets anders vraagt. Op Rotterdam The Hague Airport wacht de chauffeur in de enige aankomsthal, waar passagiers vanuit de bagagehal naar buiten komen. Bij privévluchten via Jet Center Rotterdam meldt de chauffeur zich bij het personeel van de terminal en wacht in de receptie.

Zie ook: Taxi Rotterdam Schiphol · Rotterdam The Hague Airport · Jet Aviation (Jet Center) Rotterdam

Wat u ons stuurt

Een volledige boeking scheelt later een telefoontje. Zorg per rit voor:

• De naam van de passagier zoals die op het naambord moet staan, en een mobiel nummer voor de dag zelf
• Het ophaaladres en de bestemming, zo precies mogelijk
• Datum en tijd, of bij ophalen op een luchthaven het vluchtnummer en de aankomsttijd
• Het aantal passagiers en koffers, en grote of onhandige bagage
• Eventuele tussenstops, en of er een kinderzitje nodig is
• Uw bedrijfsnaam, btw-nummer en referentie voor de factuur
• Of de passagier de gegevens van de chauffeur moet ontvangen

Prijzen die u aan uw gast kunt doorgeven

Elke rit heeft een all-in vaste prijs die u per voertuig ziet voordat u boekt: tol, parkeren, Meet & Greet en 9% btw inbegrepen. Zo geeft u een prijs makkelijk door aan een gast of klant. Een voorbeeld: een business sedan van een adres in Rotterdam naar Schiphol kost €172,50, en van Schiphol naar Rotterdam €195. Het minimumtarief voor een transfer met een business sedan is €75.

Tussenstops: €15 per stop, inclusief 10 minuten op de stop. Boekt u de terugreis in dezelfde boeking, dan krijgt u 10% korting op de terugrit.

Wijzigen, annuleren en korte termijn

Gratis annuleren tot 24 uur voor de ophaaltijd. Tussen 12 en 24 uur voor de ophaaltijd kan een annulering deels worden terugbetaald; binnen 12 uur mogelijk niet. Zie het annulerings- en restitutiebeleid voor de details.

Vanavond nog een rit nodig, of op de dag zelf iets wijzigen? Bel of app ons, 24/7. Online boeken vraagt wat voorbereidingstijd; het formulier toont de vroegste ophaaltijd die online kan.

Boekingslinks en de quote-API voor uw eigen systemen

Boekt u vaak, dan besparen twee hulpmiddelen tijd. Een vooraf ingevulde boekingslink opent ons boekingsformulier met de route al ingevuld, bijvoorbeeld vanaf uw eigen website, in een reisschema of in een bevestigingsmail aan gasten. De gast of boeker kiest daarna datum, tijd en voertuig en ziet de vaste prijs vóór de betaling.

Voor boekingssystemen en AI-assistenten is er een quote-API die alleen leest en dezelfde all-in vaste prijzen geeft als het boekingsformulier, per voertuig, met de regels voor gratis wachttijd en een vooraf ingevulde boekingslink. Er komen geen persoonsgegevens aan te pas. De parameters en een voorbeeld staan op onze zakelijke pagina.

https://maasexecutive.com/?book=1&from=<ophaaladres>&to=<bestemming>&type=transfer&lang=nl

Zie ook: Reisbureaus, hotels & zakelijk