Evenementen in Rotterdam Ahoy: uw deelnemers en sprekers op tijd op de plek

Aankomst: van de luchthaven naar de locatie

Sprekers en deelnemers die op Schiphol of Rotterdam The Hague Airport landen, worden in de aankomsthal ontvangen met een naambord en naar hun hotel of direct naar Ahoy gebracht, voor een vaste prijs. Boek voor iemand anders: de chauffeur neemt op de dag zelf contact op met de gast, en de bevestiging en de factuur komen naar u.

Zet bij elke boeking het vluchtnummer. De chauffeur volgt de vlucht en plant het ophalen op de werkelijke landingstijd, met 60 minuten gratis wachttijd op Schiphol en 45 minuten op Rotterdam The Hague Airport.

Vaste prijzen tussen Schiphol en Ahoy

All-in, inclusief tol, parkeren, Meet & Greet en 9% btw:

• Business Class (Mercedes-Benz E-Klasse, BMW 5 Serie of vergelijkbaar): €195 van Schiphol naar Ahoy, €182,50 van Ahoy naar Schiphol
• First Class Elektrisch (Mercedes-Benz EQS, BMW i7 of vergelijkbaar): €220 van Schiphol naar Ahoy, €205 van Ahoy naar Schiphol
• First Class (Mercedes-Benz S-Klasse, BMW 7 Serie of vergelijkbaar): €250 van Schiphol naar Ahoy, €230 van Ahoy naar Schiphol
• Business Van, tot 7 passagiers: €230 van Schiphol naar Ahoy, €205 van Ahoy naar Schiphol
• Business Van XL, tot 8 passagiers: €240 van Schiphol naar Ahoy, €215 van Ahoy naar Schiphol

De drukke momenten: de opening en de laatste sessie

Rond Ahoy zijn de wegen en de afzetplekken het drukst vlak voordat een groot programma begint en direct nadat het is afgelopen, wanneer veel bezoekers binnen hetzelfde uur aankomen of vertrekken. Sprekers en VIP-gasten wilt u daar buiten houden.

Plan bij aankomst het afzetten ruim vóór de opening, of vóór het moment waarop de spreker achter het podium moet zijn. Een spreker die om negen uur op moet, wilt u om kwart voor niet in de file hebben.

Geef bij vertrek de eindtijd van het programma door, en die van het eigen programmaonderdeel als de spreker eerder weggaat. Wij plannen het ophalen daarop. Gaat een gast direct na een sessie naar een vlucht, zeg het dan: wij rekenen de tijd dan terug vanaf de vlucht, niet vanaf het einde van het evenement.

Is de Kiss & Ride niet bereikbaar, dan stemt de chauffeur rechtstreeks met de gast een ophaalplek dichtbij af die zo snel en veilig mogelijk is.

Kiss & Ride bij Ahoy

Afzetten en ophalen gebeurt bij de Kiss & Ride van Rotterdam Ahoy. Laat uw gasten vooraf weten dat dit de ontmoetingsplek is, en geef ons per passagier een mobiel nummer, zodat de chauffeur kan bellen bij aankomst.

Ahoy ligt in Rotterdam-Zuid, ten zuiden van de Maas. Vanuit een hotel in het centrum is het een korte rit, maar reken op evenementavonden op extra tijd over de bruggen en op de wegen naar de locatie.

Stand-by chauffeurs voor sprekers en VIP’s

Een hoofdspreker heeft zelden maar één rit op een dag: hotel naar locatie, lunch elders, een interview, terug voor een panelgesprek, diner, het hotel. Losse ritten per onderdeel boeken kan, maar een chauffeur per uur is eenvoudiger. Dezelfde chauffeur blijft beschikbaar, wacht tussen de afspraken en vangt wijzigingen in het schema ter plekke op.

Vanaf €85 per uur voor een business sedan, minimaal 2 uur. 30 km per geboekt uur inbegrepen. Extra km: €1,75 per km voor business sedans en de EQS, €2,25 voor de S-Klasse en busjes.

Uurtarieven: €85 voor een business sedan, €95 voor de EQS, €120 voor de S-Klasse en €99 voor de V-Klasse.

Zie ook: Chauffeur per uur

Groepen en delegaties

De V-Klasse biedt plaats aan maximaal 7 passagiers, de V-Klasse XL aan 8: geschikt voor een delegatie, een directie of een spreker met zijn of haar team. Voor grotere groepen zijn een Sprinter VIP (meestal 8 tot 16 zitplaatsen, afhankelijk van de indeling) of een touringcar (van ongeveer 20 tot meer dan 50 zitplaatsen) op aanvraag beschikbaar. Meerdere auto’s tegelijk voor parallelle schema’s kan ook: bel of mail ons met het plan, dan bevestigen wij de beschikbaarheid.

Zie ook: Zakelijke roadshows · Reisbureaus, hotels & zakelijk

Een korte checklist voor organisatoren

Stuur dit bij elkaar, het liefst in één lijst, en wij plannen de ritten rond uw programma:

• Namen van de gasten voor de naamborden, en mobiele nummers voor de dag zelf
• Vluchtnummers en aankomsttijden, of het ophaaladres en de tijd
• De tijden van het programma: het begin, het eigen onderdeel van de gast en het einde
• Wie de bevestiging en de factuur ontvangt, met bedrijfsnaam, btw-nummer en PO-nummer
• Een contactpersoon in uw team voor wijzigingen op de dag zelf

Betalen en factureren

Ritten betaalt u online bij het boeken; voor goedgekeurde zakelijke accounts is factuur achteraf op aanvraag mogelijk. Boekt u de terugreis in dezelfde boeking, dan krijgt u 10% korting op de terugrit; handig voor sprekers die heen en terug vliegen.

Zie ook: Reisbureaus, hotels & zakelijk · Evenementen Rotterdam Ahoy